Datenschutz VertriebsDesk.

Sie haben sich für die Nutzung der Software VertriebsDesk („Software“, „Plattform“) der BrixWay AG („BrixWay“, „Betreiber“, „wir“, „uns“) entschieden oder besuchen unsere Website. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

VertriebsDesk ist eine Software für den Vertriebsinnendienst von Finanzdienstleistern, Finanz- und Immobilienvertrieben. Sie bündelt Kundenanfragen und Kundenverwaltung, Umsatz- und Provisionsabrechnung, Personalverwaltung, Buchhaltung und Controlling in einer Anwendung.

Bei der Nutzung der Software werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dabei verarbeiten wir diese in bestimmten Konstellationen als sogenannter Auftragsverarbeiter für Verantwortliche (gemeinsam „Auftraggeber“), welche die Software zur Eingabe und zum Hochladen von Informationen und personenbezogenen Daten über natürliche Personen nutzen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn unsere Kunden Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihrer selbständigen Vertriebspartner und Tippgeber, ihrer Interessenten und Kunden (etwa im Rahmen von Kundenanfragen, Kundenakten, Verträgen, Provisions- und Gehaltsabrechnungen, Buchhaltung und Controlling) in der Software erfassen, oder wenn unsere Kunden Weisungen im Rahmen ihrer Administrationsrechte für die Nutzerkonten ihrer Mitarbeiter und Vertriebspartner erteilen. Wir unterliegen in diesen Fällen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) den Weisungen unserer Auftraggeber. Der Auftraggeber hat sicherzustellen, dass er berechtigt ist, die zur Verarbeitung an uns übermittelten personenbezogenen Daten zu verarbeiten und zu übermitteln. Informationen über diese Form der Datenverarbeitung im Auftrag, einschließlich des einschlägigen Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, erhalten Betroffene vom jeweiligen Auftraggeber selbst.

Wenn wir personenbezogene Daten im Rahmen der Software oder unserer Website verarbeiten und dabei selbst über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden – z. B. bei der Verwaltung der Vertragsbeziehung zu unseren Kunden, bei den Nutzerkonten individueller Nutzer, beim Support oder im unmittelbaren Kontakt mit Betroffenen –, werden wir selbst als Verantwortlicher tätig. Die folgenden Hinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch BrixWay als Verantwortlicher.

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist die

BrixWay AG
Hochstraße 36
58511 Lüdenscheid
Deutschland
Telefon: +49 2351 6655530
E-Mail: info@brixway.de

Die BrixWay AG ist eine Tochtergesellschaft der Estate of the Art AG. Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie im Impressum unter www.brixway.de/impressum.

2. Verarbeitung beim Besuch unserer Website

a. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet Vercel technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Herkunftsseite (Referrer-URL), Browser und Betriebssystem, um die Website auszuliefern, die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO). Für Übermittlungen in die USA stützt sich Vercel auf das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie die EU-Standardvertragsklauseln. Die Schriftarten der Website werden von unserem eigenen Server geladen; eine Verbindung zu Servern Dritter findet hierfür nicht statt.

b. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Technisch notwendige Speicherungen nutzen wir ohne Einwilligung, etwa um Ihre Cookie-Auswahl zu speichern (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO). Statistik- und Marketing-Werkzeuge setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein, die Sie über unser Einwilligungsbanner erteilen und jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Footer mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen können (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO). Marketing-Werkzeuge setzen wir derzeit nicht ein.

c. Kontaktaufnahme, Demo-Anfrage und Registrierung

Wenn Sie per E-Mail, Telefon oder über ein Kontakt-, Demo- oder Registrierungsformular Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Vor- und Nachname, Unternehmen, Art und Größe des Vertriebs, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr Anliegen) sowie Datum und Uhrzeit der Nachricht. Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, eine Demo oder einen Testzugang bereitzustellen, Vertragsanbahnungen durchzuführen sowie um einen Missbrauch des Formulars zu verhindern und die Sicherheit unserer IT-Systeme zu gewährleisten. Formularanfragen erreichen uns als E-Mail; für den Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin) als Auftragsverarbeiter, wobei Ihre Angaben dort nicht in einer Kontaktdatenbank gespeichert werden. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und der Sicherheit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO). Soweit Sie in eine werbliche Ansprache einwilligen, ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO); diese können Sie jederzeit widerrufen.

d. Newsletter und Produktinformationen

Sofern Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und – soweit angegeben – Ihren Namen, um Ihnen Informationen zu VertriebsDesk, Produktneuheiten und Veranstaltungen zuzusenden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO); den Newsletter können Sie jederzeit über den Abmeldelink abbestellen. Bestandskunden informieren wir über ähnliche eigene Produkte auf Grundlage von § 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO; auch hier können Sie jederzeit widersprechen.

e. Reichweitenmessung mit Vercel Web Analytics

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Statistik" nutzen wir Vercel Web Analytics. Der Dienst arbeitet ohne Cookies und erfasst Seitenaufrufe in aggregierter Form, etwa aufgerufene Seite, Herkunftsseite, Land und Gerätetyp; eine Zuordnung zu einzelnen Personen erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit widerrufen können.

3. Verarbeitung bei der Nutzung der Software VertriebsDesk

a. Kundenprofile und Nutzerkonten

Zur Bereitstellung der Kundenprofile (Mandanten) unserer Kunden und der darunter angelegten Nutzerkonten für individuelle Nutzer – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, selbständige Vertriebspartner, Tippgeber sowie Steuerberater oder Treuhänder, die vom Auftraggeber eingeladen werden – verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle und Berechtigungen, Profilbild (sofern hochgeladen) sowie Anmeldedaten und Protokolldaten zu Anmeldungen. Wir verarbeiten diese Daten, um die Nutzung der Software zu ermöglichen, Zugriffe zu steuern und die Sicherheit der Konten zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über die Nutzung der Software (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO).

b. Bereitstellung der Software (Verarbeitung im Auftrag)

Im Rahmen der Software verarbeiten unsere Kunden personenbezogene Daten Dritter, insbesondere Daten von Interessenten und Kunden (Kundenanfragen, Kontaktdaten, Vertrags- und Abschlussdaten, Kommunikation über das Mandantenportal), Daten von Mitarbeitern und Vertriebspartnern (Personalakte, Zeiterfassung, Urlaub, Gehalts- und Provisionsvereinbarungen, Abrechnungen) sowie Finanz- und Buchhaltungsdaten (Belege, Kontoumsätze, Lohn- und Provisionsabrechnungen, Controlling). Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Auftraggebers auf Grundlage des mit ihm geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Auftraggeber. Betroffene wenden sich für Auskünfte zu dieser Verarbeitung bitte an den Auftraggeber.

c. Schnittstellen und Integrationen auf Weisung des Auftraggebers

VertriebsDesk bietet Schnittstellen zu Drittsystemen, die ausschließlich vom Auftraggeber aktiviert und mit dessen eigenen Zugangsdaten verbunden werden. Dazu gehören insbesondere Buchhaltungs- und Lohnsoftware (z. B. Lexware Office), Maklerverwaltungs- und Abrechnungssysteme (z. B. Netfonds finfire), Website- und Formularanbieter (z. B. Webflow) sowie Werbeplattformen zur Übernahme von Leads (z. B. Meta, Google, LinkedIn). Werden solche Schnittstellen aktiviert, übermitteln wir die vom Auftraggeber bestimmten Daten auf dessen Weisung an den jeweiligen Anbieter bzw. rufen sie von dort ab. Verantwortlich für die Auswahl und die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung ist der Auftraggeber; Informationen zu den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter stellt der Auftraggeber bereit.

d. Vertragsverwaltung und Abrechnung

Zur Verwaltung der Vertragsbeziehung mit unseren Kunden, zur Abrechnung der Nutzungsgebühren und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten verarbeiten wir Firmen- und Kontaktdaten unserer Kunden, Daten der Ansprechpartner (Name, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertrags- und Rechnungsdaten sowie Zahlungsinformationen. Rechtsgrundlage sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO) und die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO).

e. Support und Fehlerbehebung

Zur Bereitstellung von Support sowie zur Identifizierung und Behebung technischer oder sonstiger Störungen verarbeiten wir Angaben zum Nutzerkonto, zur Konfiguration der verwendeten Geräte und Browser, technische Protokoll- und Fehlerdaten sowie die Inhalte Ihrer Supportanfragen. Soweit zur Fehleranalyse ein Zugriff auf Daten des Auftraggebers erforderlich ist, erfolgt dieser nur nach dessen Freigabe und im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über die Nutzung der Software (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO).

f. Sicherheits- und Protokolldaten, Audit-Log

Zur Gewährleistung der Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit der Software führen wir Protokolle über sicherheitsrelevante Ereignisse (z. B. Anmeldungen, Rechteänderungen, Änderungen an abrechnungsrelevanten Daten) mit Zeitstempel und Nutzerkennung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der IT-Sicherheit und an der Erfüllung der Nachweispflichten nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO) sowie, soweit das Protokoll Daten des Auftraggebers betrifft, der Auftragsverarbeitungsvertrag.

g. E-Mail-Versand und Benachrichtigungen aus der Software

Die Software versendet Systembenachrichtigungen (z. B. Einladungen, Aufgaben, Hinweise auf neue Nachrichten im Mandantenportal) an die hinterlegten E-Mail-Adressen der Nutzer. E-Mail-Kampagnen an Interessenten und Kunden unserer Auftraggeber werden ausschließlich im Auftrag und in Verantwortung des Auftraggebers versendet; Abmeldungen hiervon richten sich an den jeweiligen Auftraggeber.

4. Wie lange speichern wir personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten von Nutzern der Software werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzungsverhältnisses sowie im Anschluss für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren gespeichert, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, werden nach Beendigung des Vertrags nach Wahl des Auftraggebers zurückgegeben oder gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Für den Fall, dass gesetzliche Vorschriften (z. B. aus dem Steuer- oder Handelsrecht, in der Regel sechs bzw. zehn Jahre) eine längere Aufbewahrung anordnen, speichern wir die Daten im Einklang mit diesen Anforderungen. Nach Zweckerreichung, Vertragsbeendigung oder auf begründeten Antrag der betroffenen Person löschen wir die personenbezogenen Daten, sofern eine weitere Speicherung nicht aus den in Art. 17 Abs. 3 DSGVO genannten Gründen zulässig ist. Daten aus Kontaktanfragen löschen wir, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. An wen werden personenbezogene Daten übermittelt?

Die Software VertriebsDesk wird bei einem externen Hosting-Anbieter betrieben. Der Hosting-Anbieter verarbeitet die in die Software eingegebenen personenbezogenen Daten in unserem Auftrag gemäß der mit ihm geschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Darüber hinaus setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister für E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung, Support-Tools und IT-Sicherheit ein, die ebenfalls als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden sind. Die Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter erhalten unsere Kunden als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte zu anderen als den vorgenannten Zwecken findet im Übrigen nur im Einzelfall in den folgenden Fällen statt:

• Die betroffene Person hat hierzu gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt;
• die Weitergabe ist nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit der betroffenen Person erforderlich;
• es besteht nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe der Daten, oder die Weitergabe ist nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich und es besteht kein Grund zur Annahme, dass die betroffene Person ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe ihrer Daten hat.

6. Datenübermittlung in Drittstaaten

Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich anders angegeben, werden personenbezogene Daten nicht an Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt. Soweit im Einzelfall – etwa bei vom Auftraggeber aktivierten Schnittstellen oder bei Dienstleistern mit Sitz in den USA – eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework) oder durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Bei der Nutzung unserer Services unterliegen Betroffene keiner automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO. Soweit die Software Vorschläge erzeugt (z. B. zur Kategorisierung von Buchungen oder zur Priorisierung von Aufgaben), dienen diese ausschließlich der Unterstützung; die Entscheidung trifft stets ein Mensch beim Auftraggeber.

8. Ist die Bereitstellung personenbezogener Daten verpflichtend?

Eine gesetzliche Pflicht zur Angabe personenbezogener Daten besteht nicht. Für den Abschluss und die Durchführung des Nutzungsvertrags sowie für die Einrichtung von Nutzerkonten ist die Angabe bestimmter Daten (z. B. Name und E-Mail-Adresse) jedoch erforderlich. Bitte beachten Sie, dass wir ohne die benötigten Daten gegebenenfalls nicht alle Funktionen der Software oder unserer sonstigen Leistungen bereitstellen können.

9. Welche Rechte stehen Betroffenen zu?

Betroffene haben nach der DSGVO insbesondere die folgenden Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): das Recht, jederzeit unentgeltlich Auskunft über die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Verarbeitung zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sofern kein zwingender Grund für die weitere Verarbeitung besteht, etwa zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn (a) die Richtigkeit der Daten bestritten wird, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung ablehnt, (c) die Daten für die Rechtsverfolgung benötigt werden oder (d) Widerspruch eingelegt wurde und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe überwiegen. Bei eingeschränkter Verarbeitung dürfen die Daten – von der Speicherung abgesehen – nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): das Recht, die bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen. Gegen Direktwerbung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprochen werden.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Die Ausübung dieser Rechte ist für die betroffene Person kostenlos; zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte per E-Mail oder Brief an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Wir bemühen uns, Anfragen innerhalb eines Monats zu beantworten. Betreffen Ihre Anfragen Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, leiten wir diese an den verantwortlichen Auftraggeber weiter bzw. verweisen Sie an ihn.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Betroffene das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

11. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung (TLS), verschlüsselte Speicherung, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit Mandantentrennung, Mehr-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Datensicherungen sowie die Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen abzubilden. Für Ihren erneuten Besuch bzw. die weitere Nutzung der Software gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.